EN / RUS

+7 (495) 729-95-11

Ждем ваших звонокв

Д 18, стр 2, офис 306

107140 г. Москва,
Леснорядский переулок

Пн - Пт: 9:00 - 18:00

Без перерыва на обед

info@it-scan.ru

Ждем ваших писем

Экспертиза ценности документов

Что такое экспертиза ценности документов в архиве? В каких случаях необходима эта процедура? Допустимо ли, чтобы оценку проводил человек, не владеющий определенными навыками? Разберемся с этими основными вопросами, которые возникают у тех, кому необходимо проведение экспертизы.

Особенности процедуры

Рано или поздно любые документы, имеющиеся в архиве, приходится уничтожать. Однако прежде, чем приступить к утилизации, необходимо организовать экспертизу ценности документов. Примечательно, что крайне не рекомендуется, чтобы этим занимался один человек, даже если он собирается оценивать акты маленькой компании или организации. Такая предосторожность существует не случайно. Дело в том, что при определении ценности бумаг единственным сотрудником повышается риск уничтожения документов, которые еще не утратили силу и их необходимо хранить в течение еще нескольких лет. Именно поэтому создается целая экспертная комиссия.

Что же подразумевает экспертиза ценности? Это процедура, направленная на изучение дел и актов с целью выявления их ценности и выяснения сроков хранения (временных или постоянных). Экспертиза проводится с опорой на целый комплекс критериев.

Ценность документов определяется не только перед их утилизацией. Она требуется в 2 случаях:

при действующем делопроизводстве, когда поставлена цель составить номенклатуру дел, упорядочить их, подготовить к хранению
в архиве – в ходе передачи в центральные архивы, при определении сроков хранения дел

Зачем нужна экспертиза?

Названная процедура подразумевает несколько этапов, но вместе с тем она дает и возможности, позволяющие в дальнейшем эффективнее работать с бумагами:

1. Документы будут отсортированы по сроку хранения (некоторые их них подлежат вечному хранению, а какие-то придется оставить на 10 и более лет, а после поднять снова)
2. Систематизировать акты по сроку хранения, найти те, что подлежат уничтожению
3. Подготовить дела для последующей отправки в государственный или ведомственный архив

Состав и функции экспертной комиссии

Определение ценности проводится специалистами разного профиля и несколькими сотрудниками. В состав комиссии входят:

  • руководитель организации или его представитель;
  • архивист;
  • ведущий бухгалтер предприятия;
  • работники отдела кадров (персонала);
  • юрист;
  • сотрудник документационного отдела либо секретарь фирмы.
Кто окончательно войдет в состав экспертной комиссии, решает руководитель организации. Кроме того, на предприятии может быть создана комиссия, действующая на постоянной основе. В другом случае она собирается разово или каждый год. Ее главной обязанностью является установка момента истечения срока хранения дел, подготовка документа об уничтожении официальных бумаг.

Основные функции экспертной комиссии

выделение документов для долгого или временного хранения и отправка их в архив
изучение описей, составленных для дел с постоянным сроком хранения, и заключений на акты, ожидающие уничтожения
выборка дел среди временных для последующего хранения
знакомство с бумагами, выданными на основании порчи документов и отправленных теперь на уничтожение, а также актов о неимении в наличии дел, требующих хранения и передачи в архив
определение документов, требующих уничтожения после истечения срока хранения
участие в уничтожении документов с дублирующим содержанием, черновиков, некорректно подготовленных актов

Главные ошибки во время экспертизы ценности

Чтобы минимизировать риск возникновения ошибок, экспертизу должен проводить не один человек, а несколько специалистов разных областей. Однако даже в этом случае возможно появление недоработок. Самая главная ошибка, которая возникает при оценке документов – неверное определение сроков хранения бумаг. Нередко в договорах указывается дата действия, что сбивает с толку некомпетентного человека. Часто не имеющий опыта в оценке сотрудник смотрит лишь на дату заключения договора, забывая о числе, когда его действие заканчивается. Иногда такое происходит машинально, то есть играет роль человеческий фактор. Но в итоге экспертиза оценки ценности документов проводится некорректно.

Профессионалы, имеющие опыт в данной области, просматривают каждое дело, причем не только титульный лист, но и все остальные, определяя любые нестыковки и несоответствия.

Если же человек ни разу не проводил подобную процедуру, она покажется ему слишком трудоемкой и длительной по времени. Именно поэтому лучше оставить экспертизу ценности документов для выполнения профессионалами. Опытный специалист сразу определит, что необходимо делать с тем или иным актом или заключением, отсортирует и систематизирует имеющийся объем бумаг.

Экспертиза ценности – первый шаг к порядку в делах

Экспертиза ценности проводится не только с целью уничтожения утративших силу документов. Она позволяет систематизировать и упорядочить работу предприятия с бумажными делами. Благодаря процедуре определения ценности можно после создать удобную для использования электронную базу данных. Надо отметить, что ее наличие положительно сказывается на скорости и эффективности работы организации.

Экспертизу ценности документов вы можете заказать в компании «АйТи Решения». Мы избавим вам от лишней макулатуры, выявить особо ценные документы, поможем организовать их правильную архивизацию. Теперь у вас не возникнет проблем с проверяющими комиссиями, ведь все будет разложено «по полочкам». Знания, умения и опыт сотрудников «АйТи Решения» гарантируют точность проведения процедуры.

Остались сомнения?

Считаете, что у Вашей компании нет необходимости в экспертизе ценности документов?

Позвоните нам, и мы подробно расскажем Вам, каким образом будет происходить экспертиза ценности документов

Мы работаем открыто!

Сертификаты Все сертификаты

Компания IT-scan оказывает только качественные услуги, что подтверждается наличием всех необходимых сертификатов, которые можно увидеть ниже:

Отзывы и благодарности Все отзывы

Отзывы и благодарности, оставленные довольными клиентами компании IT-scan:

Е.А. Полканова
Благодарим персонал ООО "АйТи Решения" за оперативное и квалифицированное оказание услуг по ретроконверсии бумажных носителей с информацией, сканированию архивные документов, верификации отсканированных образов, индексации и загрузке данных в АИС и выполниние переплетных работ.
Г.М. Вирченко
Выражаем искреннюю благодарность "АйТи Решения" за четкую слаженную работу при проведении работ по сканированию, оцифровке и помещению электронных образов документов с индексной информацией в АИС. Отмечаем большой технический потенциал, оперативность и высокую квалификацию сотрудников.

Остались вопросы?

Напишите нам и мы свяжемся с вами в любое удобное для вас время

Контакты

Напишите нам и мы свяжемся с вами в любое удобное для вас время

+7 (495) 729-95-11

info@it-scan.ru

Москва,Леснорядский п. Д 18, стр 2, офис 306

Пн - Пт: 9:00 - 18:00