EN / RUS

+7 (495) 729-95-11

Ждем ваших звонокв

Д 18, стр 2, офис 306

107140 г. Москва,
Леснорядский переулок

Пн - Пт: 9:00 - 18:00

Без перерыва на обед

info@it-scan.ru

Ждем ваших писем

Создание электронных копий документов

В документообороте задействованы два типа документов. Подлинный документ – это первый, а зачастую единственный экземпляр документа с оригиналами подписей и «мокрыми» печатями. Копия – документ, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Копии удостоверяют соответствующим образом. Различают бумажные копии и электронные.

Бумажные копии: кому они нужны?

Электронный документооборот уверенно входит в современную жизнь, все большее количество документов проводят свой жизненный цикл в цифровом виде. Тем не менее, копии на бумаге до сих пор востребованы. Одна из причин состоит в том, что многие попросту не готовы работать с электронной документацией. У кого-то больше доверия бумаге, а у кого-то просто недостаточно знаний или технических возможностей.

Начиная с 2011 года, налоговые органы начали прием первичной документации в электронном виде. При этом можно предоставлять как электронные копии бумажных документов, так и электронные копии электронных документов. Но если с отсканированными документами особых проблем нет, то с изначально электронными не все так просто.

Прежде всего, вопрос в используемых форматах. На сегодняшний день ФНС принимает только файлы в формате .XML. Данный формат обязателен для счета-фактуры, желателен для товарной накладной (ТОРГ-12) и акта выполненных работ. Следовательно, если создана накладная в формате .XLS и она подписана с контрагентом электронной подписью, сдать ее напрямую нельзя, необходимо ее распечатать, а после отправить по почте. Учитывая, что подобных накладных могут быть десятки, а то и сотни, подобный процесс будет крайне трудоемким. Хочется верить в то, что налоговые органы знают об этой проблеме и принимают меры к исправлению положения.

Подобная ситуация и в других учреждениях, к примеру, в судах. Суды работают с электронными копиями электронных документов, но все еще нет недостаточной практики их применения. Рано говорить о полном отказе от бумажных носителей. На сегодняшний день электронные документы принимаются в качестве доказательств, но в зале суда рассматриваются их бумажные копии.

Бумажная копия электронного оригинала

Создание копии бумажного документа вряд ли поставит кого-либо в затруднительное положение. Достаточно научиться пользоваться ксероксом. Скопировать электронный документ также несложно. Детально стоит остановиться только на процессе создания бумажной копии электронного документа. Пошагово создание копии выглядит следующим образом:


Процесс поиска с последующей выгрузкой электронного документа из информационной системы, файлового хранилища, электронной почты.

Вывод документа на печать. В том случае если информационная система допускает непосредственную печать, первый пункт ограничивается только поиском необходимого документа.

Бумажная копия заверяется. Это может быть сделано собственноручной подписью лица, имеющего право подписи с простановкой штампа «копия верна». В некоторых случаях потребуется обращение к нотариусу.

На копии необходимо сделать пометку, что оригинал подписан электронной подписью, указать место хранения оригинала. Таковым может являться некоторая информационная система или электронный архив.

Электронный архив как хранилище документов

Процедура создания бумажной копии электронного документа не отличается особой сложностью, но не стоит забывать о том, что подобных документов может быть большое количество. Использование электронного архива позволит упростить работу, перевести хранение и обработку документов на новый уровень.

Высокая скорость рабочих процессов

Электронный архив позволит быстро находить необходимые документы, легко ними обмениваться. Работа с архивом перестанет быть рутинным перебиранием бумаг. Электронный архив даст возможность быстро извлечь любой документ, в случае необходимости согласовать его внутри компании и отправить контрагенту, к примеру, посредством электронной почты.

Экономия денежных средств

Электронный архив позволит освободить большие помещения занимаемые бумагами, их можно использовать более рационально. Отпадет необходимость в штате сотрудников, которые обслуживают бумажное хранилище, при этом вырастет производительность труда.

Налицо экономия времени. Особенно это актуально в крупных компаниях. В случае необходимости любой документ можно запросить из самого удаленного филиала и практически мгновенно его получить.

Нет необходимости оплачивать работу курьерских служб. Быстрый доступ к документам позволит избежать ситуаций, при которых возникнет необходимость выплаты пени, вызванной задержками в доставке необходимого акта или договора.

Безопасность данных

Вся информация хранится на защищенных серверах, которые имеют системы резервного копирования, что позволяет быть уверенным в том, что ни один документ не затеряется. Каждый сотрудник, который работает с архивом, проходит процедуру идентификации. Всегда можно отследить, кто и в какое время работал с тем или иным документом.

Каждый сотрудник имеет свой уровень допуска, который можно регулировать. Одни могут только просматривать и распечатывать документы, другие – редактировать и отправлять по электронной почте.

Гибкая настройка параметров

Электронный архив легко подстраивается под те требования, которые ставятся перед ним. Данные индексируются с таким расчетом, чтобы свести время поиска до минимума. Легко настраиваются уровни доступа сотрудников. В каждом отдельном случае можно решить, кто сможет работать с теми или иными документами, какие устройства при этом использовать.

Остались сомнения?

Считаете, что у Вашей компании нет необходимости в создании электронных копий документов?

Позвоните нам, и мы подробно расскажем Вам о создании электронных копий документации

Мы работаем открыто!

Сертификаты Все сертификаты

Компания IT-scan оказывает только качественные услуги, что подтверждается наличием всех необходимых сертификатов, которые можно увидеть ниже:

Отзывы и благодарности Все отзывы

Отзывы и благодарности, оставленные довольными клиентами компании IT-scan:

Е.А. Полканова
Благодарим персонал ООО "АйТи Решения" за оперативное и квалифицированное оказание услуг по ретроконверсии бумажных носителей с информацией, сканированию архивные документов, верификации отсканированных образов, индексации и загрузке данных в АИС и выполниние переплетных работ.
Г.М. Вирченко
Выражаем искреннюю благодарность "АйТи Решения" за четкую слаженную работу при проведении работ по сканированию, оцифровке и помещению электронных образов документов с индексной информацией в АИС. Отмечаем большой технический потенциал, оперативность и высокую квалификацию сотрудников.

Остались вопросы?

Напишите нам и мы свяжемся с вами в любое удобное для вас время

Контакты

Напишите нам и мы свяжемся с вами в любое удобное для вас время

+7 (495) 729-95-11

info@it-scan.ru

Москва,Леснорядский п. Д 18, стр 2, офис 306

Пн - Пт: 9:00 - 18:00