Уничтожение документов
Зачем выполняется уничтожение документации?
Государственные и частные учреждения, организации за время своей деятельности скапливают огромное количество документации, которая включает секретную, важную информацию. К данным документам относятся различные бухгалтерские реестры, банковские данные, платежи, сведения о клиентах, иное.
Из общего количества документов, которые присутствуют в офисном помещении, только 5-6% необходимо хранить постоянно. Что же касается всех остальных бумаг, то их необходимо ликвидировать, как только срок их хранения заканчивается. И основным этапом данного процесса считается ликвидация тех бумаг, которые хранятся в специальном архиве.
Для того, чтобы систематизировать всю информацию, документы, организация должна периодически осуществлять утилизацию хранящихся в архиве дел, которые уже не нужно хранить. Только в этом случае можно освободить определенную площадь в офисном помещении, наладить работу. Наша компания, в которой работают только компетентные в данной отрасли сотрудники, занимается не только процессом утилизации бумаг, но и подготовкой необходимых актов в соответствии с установленными требованиями.
Порядок утилизации документации
Ныне порядок ликвидации «старых» документов (бумажных, электронных) един для всех организаций и компаний. Не стали исключением кадровые, бухгалтерские бумаги.
Утилизируются бумаги, период хранения которых закончился, а также документы, потребности в которых нет. Перед проведением данного процесса обязательно устанавливается ценность документации, подготавливается акт определенной формы. Данный акт получил название «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».
Дабы точно установить, какие именно бумаги можно утилизировать, необходимо учитывать требования в той отрасли, в которой работает организация, другие нормы. К примеру, необходимая информация может присутствовать в различных постановлениях, федеральном законе, кодексах. При этом большинство документов необходимо хранить около пяти лет.
