EN / RUS

+7 (495) 729-95-11

Ждем ваших звонокв

Д 18, стр 2, офис 306

107140 г. Москва,
Леснорядский переулок

Пн - Пт: 9:00 - 18:00

Без перерыва на обед

info@it-scan.ru

Ждем ваших писем

Электронный архив проектной документации

По прогнозам экспертов через 5 лет количество бумажных и электронных документов сравняется, а через 10 лет разница будет уже составлять 30/70. За год количество электронных документов увеличивается примерно в 2 раза, а бумажных – всего лишь на 7%.

Преимущества использования электронного архива проектной документации:

  • Повышение эффективности работы с документами после их конвертации в электронный вид.
  • Возможность описать и произвести структурирование имеющихся документов.
  • Осуществление специфических выборок.
  • Получение информации о работе филиалов и подразделений в полном объеме.
  • Предоставление доступа к документам лицам, которые в этом заинтересованы.
  • Возможность быстро подготавливать проектно-сметную документацию по просьбе заказчика или какого-либо проверяющего органа.

Эффективность работы с проектными документами напрямую зависит от объема данных по требуемым объектам, представленных в электронном виде. В частности, речь идет о структуре документа, полях описаний и самих документах, представленных в виде отсканированных копий в формате ".tiff" или ".pdf". Также допускается использование документов в других электронных форматах, например, ".doc", ".png", ".cad" и пр.

Существует несколько способов, по которым можно произвести заполнение архивной системы:

  • При поступлении бумажных документов сторонней фирмы производится их сканирование. Если документ электронный, то он прикрепляется в архив. Данный процесс повторяется при поступлении нового документа.
  • Собственные документы добавляются в архив методом автоматического создания записи в нем из уже созданной системы проектирования с последующим прикреплением файла добавленного документа.

 

Описание и структурирование информации проводится постепенно, по мере того, как пользователями добавляются новые данные. Описание и структурирование – это формирование каталога документов с определением полей описаний для каждого отдельного документа или группы документов, используемых в работе с ними. Каждая компания имеет собственную структуру архива и зависит от специфики работы с информацией.

После добавления документов в архив появляется возможность предоставить доступ к ним отдельным сотрудникам компании или целому удаленному филиалу, если в этом есть необходимость.

Чем полнее информация об объекте, расположенном в электронном архиве, тем легче будет работать с ним. Другими словами, упростится процесс поиска и создания комплектов проектной документации для проверяющих органов или отдельных заказчиков.

Электронный архив имеет функцию экспорта данных или их части в файловую html-структуру. Это позволяет в кратчайшие сроки формировать необходимый пакет документов и отправлять его по назначению. Экспортируемые файлы имеют структурированный вид, как и в случае с их хранением. Все они сохраняют свои описания и другие атрибуты. В будущем эти данные можно переместить на цифровой носитель и отправить заказчику.
Используемый поисковый механизм является достаточно гибким и позволяет настраивать поисковые поля для оптимизации архива под поиск именно проектной документации конкретной организации. Именно такой подход позволяет уменьшить количество времени, затрачиваемого на поиски.

Поиск и выборка осуществляется по нескольким критериям. Чем глубже описание документации при ее структурировании, тем сложнее выборку можно создать. С помощью таких выборок можно снизить время поиска в несколько раз. Ничего подобного нельзя сделать при хранении проектной документации в бумажном виде.

Следовательно, электронный архив является одним из наиболее эффективных инструментов для совершения действий с проектной документацией. Он поможет сэкономить много времени и средств за счет снижения:

В проектном отделе сразу же наступит порядок. Непринятые чертежи не будут валяться по всему офису. Переноситься на бумагу будут только конечные версии после их утверждения. Рабочий процесс надо документом будет отображен в электронном виде. Путаницы больше не возникнет.

Использование электронного хранилища для проектной документации актуально не только с точки зрения удобства, но и в стратегическом плане. Современные архитектурные чертежи и технические наработки могут пригодиться следующему поколению, поэтому их следует сохранить. Мы сделаем все, чтобы вы даже спустя десятки лет могли вернуться к своим наработкам и воплотить их в жизнь.

Остались сомнения?

Считаете, что Вашей компании нет необходимости в использовании электронного архива проектной документации?

Позвоните нам, и мы подробно расскажем Вам об использовании электронных архивов проектной документации

Мы работаем открыто!

Сертификаты Все сертификаты

Компания IT-scan оказывает только качественные услуги, что подтверждается наличием всех необходимых сертификатов, которые можно увидеть ниже:

Отзывы и благодарности Все отзывы

Отзывы и благодарности, оставленные довольными клиентами компании IT-scan:

Е.А. Полканова
Благодарим персонал ООО "АйТи Решения" за оперативное и квалифицированное оказание услуг по ретроконверсии бумажных носителей с информацией, сканированию архивные документов, верификации отсканированных образов, индексации и загрузке данных в АИС и выполниние переплетных работ.
Г.М. Вирченко
Выражаем искреннюю благодарность "АйТи Решения" за четкую слаженную работу при проведении работ по сканированию, оцифровке и помещению электронных образов документов с индексной информацией в АИС. Отмечаем большой технический потенциал, оперативность и высокую квалификацию сотрудников.

Остались вопросы?

Напишите нам и мы свяжемся с вами в любое удобное для вас время

Контакты

Напишите нам и мы свяжемся с вами в любое удобное для вас время

+7 (495) 729-95-11

info@it-scan.ru

Москва,Леснорядский п. Д 18, стр 2, офис 306

Пн - Пт: 9:00 - 18:00