EN / RUS

+7 (495) 729-95-11

Ждем ваших звонокв

Д 18, стр 2, офис 306

107140 г. Москва,
Леснорядский переулок

Пн - Пт: 9:00 - 18:00

Без перерыва на обед

info@it-scan.ru

Ждем ваших писем

Электронный архив технической документации

Использование компанией большого количества оборудования для ведения своей деятельности заставляет решать вопрос хранения технической документации. К ней можно отнести технические характеристики оборудования, руководство пользователя, инструкцию по эксплуатации и пр. Компании, занимающиеся реализацией оборудования, должны позаботиться о том, чтобы ее клиенты могли получить оперативный доступ к этой информации.

Разница в эффективности работы при использовании бумажного и электронного архива

Бумажный архив:

  • Продолжительный поиск необходимого документа приводит к снижению производительности.
  • Отправка документов клиентам и сотрудникам компании осуществляется посредством e-mail или факса.
  • Для архивирования документов их необходимо копировать.
  • Требует большого физического пространства для хранения бумаг.
  • Влияние на качество и стоимость сервиса.

Электронный архив:

  • Клиенты могут получить доступ к базе данных, содержащей интересующую их информацию.
  • Повышение производительности за счет меньших временных затрат, связанных с поиском необходимого документа.
  • Возможность рассылки документов по e-mail или web.
  • Возможность проведения цифрового архивирования, отличающегося своей безопасностью и простотой.
  • Нет необходимости выделять физическое пространство, так как все документы помещаются в цифровое хранилище.
  • Снижение стоимости и повышение качества обслуживания клиентов.

Функции электронного архива технической документации

Электронный архив предназначен для конвертации документов в электронный вид с последующим их хранением в этом виде. Конвертация осуществляется посредством сканирования. С помощью электронного архива можно быстро найти нужный документ и получить к нему безопасный доступ. Доступ к документам предоставляется по требованию сотрудников организации с использованием локальной сети или интернета. Хранение технической документации в электронном виде исключает любую потерю данных.

Мировой опыт использования электронных баз показал значительное сокращение расходов, связанных с пересылкой бумажных вариантов документов и содержанием физического пространства для их размещения без потери доступности и уровня сохранности.

Добавление документов и архивных записей в единую электронную базу можно доверить одному из сотрудников. Данный процесс осуществляется с помощью высокоскоростного сканера. Для доступа к базе персоналу необходимо будет пройти процесс авторизации. Поиск и извлечение информации проводится с применением мощного поискового инструмента. Авторизованный пользователь получает возможность просматривать, распечатывать и отправлять документы непосредственно со своего рабочего места. Для архивации данных используется CD, а публикацию можно производить в интернете или интранете. При этом нет необходимости прибегать к HTML кодированию.

Защите документов, находящихся в электронной базе, уделяется особое внимание. Доступ к ним могут получить только авторизированные пользователи. Функционал системы безопасности позволят отслеживать действия любого пользователя. Сохраненная на носителях или опубликованная в интернете информация не может быть изменена, так как она доступна только на чтение. Периодически создаются резервные копии электронной базы. Они формируются отдельно и полностью исключают потерю данных.

Преимущества использования электронной базы для технической документации

  1. Высока эффективность и простота процесса управления документами.

Даже при большом объеме информации управлять ею будет очень просто. Снижение расходов достигается за счет предотвращения потери данных и использования бюджетных методов распространения и копирования. Научиться работать с электронным архивом может каждый сотрудник компании.

  • Пользователь может пользоваться базой документов не отходя от своего рабочего места.
  • Структура документов является древовидной, что делает ее немного схожей с бумажной системой.
  • Канцелярский труд сведен к минимуму. Из-за уменьшения количества рутинной работы снижается вероятность допущения ошибки.
  1. Снижение затрат на хранение документов.

С развитием бизнеса увеличивается и размер стеллажей с документами. Использование электронного архива позволяет отправить точные копии бумажных документов на цифровые носители, для хранения которых требуется совсем немного пространства

  • Офисное пространство используется по своему прямому назначению.
  • Огромный выбор цифровых хранилищ, позволяющих перенести все документы из физического пространства.
  • Возможность избавиться от бумажной документации посредством ее перемещения или ликвидации.
  1. Документы распространяются быстро и с минимальными финансовыми затратами.

Доставка документов, находящихся в электронной базе, с целью совершения бизнес-процессов осуществляется через электронную почту, сеть интернет или интранет.

  • Каждый авторизованный сотрудник может получить доступ к базе внутри сети компании.
  • Документы могут распространяться по филиалам или предоставляться третьим лицам с помощью их записи на цифровые носители, например, CD.
  • Высокий уровень безопасности к базе документов через защищенный интерфейс электронного архива.
  1. Повышение производительности бизнеса.

Для нахождения документов в электронном архиве применяется полноценный или атрибутивный поиск.

  • Получить документ можно с помощью запроса. В этом случае используется поисковый механизм электронной базы.
  • Полнотекстный поиск подразумевает предоставление полных текстов документов.
  • Для повышения точности поиска прибегают к комбинированию нескольких способов.
  • Рабочее время сотрудников используется более рационально. Они могут больше времени проводить за выполнением своих непосредственных служебных обязанностей.
  1. Долговременная защита документов.

Бумажный архив может быть поврежден вследствие наводнения, пожара, действий злоумышленников и т. д. Решить эту проблему может дублирование архива и размещение его вне стен организации. Однако такой подход является весьма дорогостоящим и трудоемким.

При использовании цифрового архивирования, которое является частью функционала электронного архива, выполнить восстановление технической документации значительно проще. С его помощью можно гарантировать целостность документов на протяжении долгих лет.

  • Документы хранятся на безопасных и надежных носителях.
  • Использование популярных форматов (.pdf, .tiff и т. п.) позволяет получить доступ к документу даже спустя долгое время.
  1. Открытая структура электронного архива. Расширение функционала и выполнение интеграции не вызывает труда.
  • Данное решение является масштабируемым и может быть расширено с точки зрения функционала в соответствии с имеющимися нуждами.
  • Доступна интеграция электронного архива с системами управления персоналом, веб-сайтом и другими.

Электронный архив технической документации может быть полезен сервисному отделу компании, отделу по работе с заказчиками и отделу доставки и установки оборудования.

Остались сомнения?

Считаете, что Вашей компании нет необходимости в использовании электронного архива технической документации?

Позвоните нам, и мы подробно расскажем Вам об использовании электронных архивов технической документации

Мы работаем открыто!

Сертификаты Все сертификаты

Компания IT-scan оказывает только качественные услуги, что подтверждается наличием всех необходимых сертификатов, которые можно увидеть ниже:

Отзывы и благодарности Все отзывы

Отзывы и благодарности, оставленные довольными клиентами компании IT-scan:

Е.А. Полканова
Благодарим персонал ООО "АйТи Решения" за оперативное и квалифицированное оказание услуг по ретроконверсии бумажных носителей с информацией, сканированию архивные документов, верификации отсканированных образов, индексации и загрузке данных в АИС и выполниние переплетных работ.
Г.М. Вирченко
Выражаем искреннюю благодарность "АйТи Решения" за четкую слаженную работу при проведении работ по сканированию, оцифровке и помещению электронных образов документов с индексной информацией в АИС. Отмечаем большой технический потенциал, оперативность и высокую квалификацию сотрудников.

Остались вопросы?

Напишите нам и мы свяжемся с вами в любое удобное для вас время

Контакты

Напишите нам и мы свяжемся с вами в любое удобное для вас время

+7 (495) 729-95-11

info@it-scan.ru

Москва,Леснорядский п. Д 18, стр 2, офис 306

Пн - Пт: 9:00 - 18:00